Mezi různými typy obchodních komunikací je důležitá součást kancelářského života. Jeho hlavním nástrojem jsou známé kancelářské poznámky, které jsou v závislosti na obsahu vysvětlující, přednášky atd.
Co je to poznámka a proč je potřeba?
Podle svého účelu se jedná o informační sdělení určené zaměstnancům vlastních nebo jiných útvarů, vedení oddělení, firem, divizí, poboček. Seznam témat obsažených v těchto dokumentech je poměrně široký. Zprávy informují o hlavních událostech v životě společnosti, o realizaci současné práce, o převažujících neobvyklých situacích, obsahují stížnosti a způsoby řešení různých výrobních problémů.
Hlavním účelem tohoto druhu komunikace jekoordinace široké škály pracovních otázekv případech, kdy ústní rozhodnutí není z jakéhokoli důvodu možné. Tuto poznámku lze použít také pro pokyny k vypracování pokynů, které jsou na rozdíl od objednávek neformálnější.
Vzorová servisní poznámka
Druhy a účel memoranda
Memorandum je nejoblíbenějším typem sdělení adresovaným vedoucímu společnosti, hlavnímu účetnímu nebo jinému nadřízenému důstojníkovi. Hlavním účelem zprávy jeinformování nadřízených o jakékoliv situaci , o výkonu práce, jakož i vypracování doporučení pro řešení (odstranění) problému atd. Memorandumna rozdíl od služeb jde vždy na vyšší úroveň a má právní sílu.
Nejběžnějším typem memoranda je podávání zpráv, informování vedení o provádění plánů, průběh probíhajících prací atd. Méně často se jedná o zprávy, které vykazují neplánovanou situaci, která vyžaduje odpověď vyššího vedení. Rozsah otázek těchto zpráv je poměrně široký: od informací týkajících se hlavní odvětvové činnosti podniku až po stížnosti na organizaci pracovních podmínek a zprávy o nedodržování pracovní a finanční disciplíny, úředního jednání atd.
Memorandum - příklad
Vytváříme řádnou zprávu
Struktura memoranda vyžaduje přítomnost těchto prvků:
- „Kapitoly“ označující organizaci, jméno a funkci adresáta, jméno a jméno původce.
- Textový blok sestávající z názvu dokumentu („Memo Note“) a souhrnu situace, případných akcí, žádostí.
- Termíny a podpisy původce (datum, podpis a jméno původce jsou uvedeny v jednom řádku zleva doprava).
Registrační číslo může být také uvedeno v servisním listu, pokud je zapsáno v deníku podle pravidel podniku. Je důležité si uvědomit, že vzhledem k tomu, že kancelářské poznámky se používají pouze v rámci organizace, není dostupnost formulářů nutnou podmínkou, pokud to nevyžadují pravidla společnosti. Některé podniky zároveň majívlastní hlavičkový papír s logem určeným speciálně pro obchodní korespondenci.
Jak učinit memorandum?
Zpráva ve své struktuře je podobná zprávě služby. Hlavním rozdílem je adresát: pokud lze informace uvedené v poznámce zaslat jinému zaměstnanci, je zpráva zprávy adresována nadřízenému.
Způsoby psaní poznámky se liší podle účelu. Zejména interní zpráva zaslaná managementu v rámci organizace je vydávána stejným způsobem jako servisní zápis. Rozdíl spočívá v obsahu textového bloku, který se nazývá „Zpráva“, který obsahuje vyjádření podstaty problému, návrhy na jeho odstranění nebo popis již přijatých opatření.
Při vypracování externího memoranda určeného pro zaměstnance jiných organizací jsou však pravidla přísnější:
- Dokument musí být vyhotoven na hlavičkovém papíru organizace.
- Oznámení je zapsáno v knize odchozích dopisů společnosti, přičemž přidělené registrační číslo je uvedeno v záhlaví poznámky. Také při přijetí poznámky je registrován jako příchozí dokument v organizaci adresáta.
- Vedoucí společnosti nebo jeho zástupce zpravidla podepisuje externí oznámení. Při zasílání mohou být požadovány i podpisy vedoucích jiných oddělení.
- Datum oznámení je datem jeho podpisu a odeslání.
- Je - li ke zprávě přiložen dokumentární příloha, pak v. \ Tjeho textová část je seznam přiložených dokumentů.
Znění zprávy závisí na jejím účelu:
- Zpráva o podávání zpráv by měla obsahovat informace o postupu prací, dodržení termínů, popis současných problémů atd. Taková zpráva umožňuje šéfovi, aby si včas všiml nedostatků v práci a odstranil je.
- Memorandum informující o konkrétní situaci obsahuje podrobný popis problému a návrhy na jeho zlepšení (odstranění). V praxi se často takové dokumenty věnují stížnostem na porušování pracovní kázně ze strany zaměstnanců a jsou negativní, proto je při prezentování informací důležité vynechat emocionální složku a držet se bodu.
Memo nebo report: tak jaký je rozdíl?
Jak vidíme, úřad a memorandum mají mnoho společných rysů. Obě možnosti jsou tedy využívány pro obchodní komunikaci, mají podobnou konstrukční strukturu. Současně existuje řada rozdílů:
- Zpráva je určena zaměstnancům různých řad v rámci podniku, zatímco zpráva je vyhotovena pouze na adresu vyšší úrovně (vlastní nebo třetí strana).
- Zpráva je interním dokumentem, zatímco zpráva může být použita v externí korespondenci s jinými právnickými osobami.
- Na rozdíl od zprávy nemá sdělení právní sílu.
- Vzhledem k tomu, že poznámka se používá interně, může být vypracována na běžném listu papíru. ByStejný princip je vydán a interní zpráva, pokud je používána v rámci společnosti. Současně, pokud je zpráva zaslána jiné organizaci, pak se při její přípravě použije hlavičkový papír, registrační číslo a další povinné prvky úřední korespondence.
